کلید مهم مذاکره
مدیریت زمان در مذاکرات فروش: تکنیک کلیدی ۵ دقیقه طلایی
همه ما در مورد اهمیت مدیریت زمان در کار، به‌خصوص در فروش، شنیده‌ایم. می‌دانیم که باید وظایفمان را اولویت‌بندی کنیم و زمان انجام هرکدام را مشخص کنیم. اما یک نکته ظریف و بسیار تاثیرگذار در مدیریت زمانِ شروع و پایان مذاکرات فروش وجود دارد که اغلب نادیده گرفته می‌شود.
اشتباه رایج در شروع مذاکره: زود رسیدن ممنوع!
یک تکنیک کوچک اما مهم در مذاکره فروش، «پنج دقیقه طلایی» نام دارد. این تکنیک به دو بخش اصلی تقسیم می‌شود: زمان رسیدن به جلسه و دقایق پایانی مذاکره.
قانون اول: حداکثر ۵ دقیقه زودتر برسید. هرگز، تاکید می‌کنم هرگز، بیشتر از ۵ دقیقه زودتر از زمان هماهنگ شده در محل مذاکره حاضر نشوید. چرا؟
- ارسال سیگنال ضعف: وقتی شما ۱۵ تا ۲۰ دقیقه زودتر می‌رسید، به‌طور ناخودآگاه سیگنال‌هایی منفی به طرف مقابل ارسال می‌کنید:
- “من به این قرارداد یا به شما خیلی نیاز دارم.”
- “من آنقدر کار مهمی ندارم که زودتر آمده‌ام.”
- “من در مدیریت زمان خودم ضعف دارم.”
- شروع از موضع پایین‌تر: این سیگنال‌ها باعث می‌شود شما از همان ابتدا در موضع ضعیف‌تری قرار بگیرید و قدرت چانه‌زنی‌تان کاهش یابد. طرف مقابل حس می‌کند دست بالا را دارد.
- حذف عذرخواهی غیرضروری: اگر دیرتر از ۵ دقیقه مانده به زمان جلسه برسید، ممکن است احساس کنید باید عذرخواهی کنید. کلمه‌ی “ببخشید” در شروع مذاکره، به معنی پذیرش یک اشتباه یا ضعف است و شما را در موضع پایین‌تری قرار می‌دهد. باید از آن اجتناب کرد.
راهکار عملی برای رسیدن به‌موقع:
ممکن است بگویید “من همیشه برای جلوگیری از دیر رسیدن، زودتر حرکت می‌کنم”. این عالی است! اما لازم نیست آن زمان اضافه را در اتاق انتظار یا لابی شرکت مشتری سپری کنید.
- زمان سفر خود را طوری تنظیم کنید که حدود ۱۵ تا ۲۰ دقیقه زودتر به نزدیکی محل مذاکره برسید.
- این زمان اضافی را در ماشین خود، یک کافه نزدیک یا هر فضای دیگری خارج از محیط مذاکره بگذرانید و خود را آماده کنید.
- دقیقاً ۵ دقیقه (یا کمی کمتر) قبل از زمان مقرر، وارد محل مذاکره شوید.
با این روش، شما هم ریسک دیر رسیدن را از بین برده‌اید و هم با ارسال سیگنال‌های منفی، موضع خود را تضعیف نکرده‌اید. این کار برند شخصی شما را به عنوان فردی وقت‌شناس و حرفه‌ای تقویت می‌کند. حتی اگر طرف مقابل دیر کند، شما به دلیل وقت‌شناسی، ناخودآگاه دست بالاتر را خواهید داشت.
اهمیت حیاتی ۵ دقیقه پایانی مذاکره
همانطور که ۵ دقیقه ابتدایی مهم است، ۵ دقیقه پایانی مذاکره نیز نقشی حیاتی دارد.
- کسب توافقات لحظه آخری: اگر آگاهانه برخی موارد یا امتیازات کوچک باقی‌مانده را در ۵ دقیقه آخر مطرح کنید، به خصوص اگر طرف مقابل محدودیت زمانی داشته باشد، احتمال گرفتن پاسخ مثبت و سریع، بسیار بیشتر است.
- جمع‌بندی و نهایی‌سازی: این دقایق بهترین زمان برای جمع‌بندی تمام توافقات انجام شده در طول جلسه و برنامه‌ریزی دقیق برای اقدامات بعدی است. عجله نکنید که سریع جلسه را تمام کنید.
- تثبیت تعهد: تمام توافقات، تصمیمات و اقدامات مشخص شده برای جلسه بعد را که در این ۵ دقیقه نهایی می‌کنید، حتماً به‌صورتی که طرف مقابل ببیند، یادداشت کنید. این یادداشت‌برداری شما، یک تعهد ذهنی و ضمنی برای طرف مقابل ایجاد می‌کند و احتمال اینکه بعداً زیر توافقات بزند را کاهش می‌دهد.
نتیجه‌گیری:
با مدیریت هوشمندانه «پنج دقیقه طلایی» در ابتدا و انتهای مذاکرات فروش، می‌توانید از ارسال سیگنال‌های منفی جلوگیری کنید، برند حرفه‌ای خود را تقویت نمایید، موضع قوی‌تری در مذاکره داشته باشید و توافقات نهایی را به شکل موثرتری ثبت و پیگیری کنید. این تکنیک ساده می‌تواند تفاوت بزرگی در نتایج فروش شما ایجاد کند.
